اهمیت رتبه‌بندی دارایی‌ها بر اساس بحرانی بودن

بحرانی بودن دارایی به معنای ارزیابی و رتبه‌بندی دارایی‌ها بر اساس تأثیری است که بر عملکرد کلی یک سازمان می‌گذارند. این مفهوم به مدیریت دارایی کمک می‌کند تا تصمیمات دقیق‌تری برای تخصیص منابع، نگهداری و تعمیرات اتخاذ شود. هدف از این فرآیند، شناسایی دارایی‌هایی است که در صورت بروز خرابی، بیشترین تأثیر منفی را بر عملیات سازمان خواهند داشت.

اثرات احتمالی خرابی دارایی‌ها

یکی از بخش‌های اساسی در تحلیل بحرانی بودن، بررسی تأثیرات احتمالی خرابی یک دارایی یا گروهی از دارایی‌ها بر عملکرد سیستم است. اگر دارایی‌های کلیدی دچار مشکل شوند، ممکن است کل فرآیند عملیاتی دچار اختلال گردد. این اختلال می‌تواند به شکل کاهش تولید، توقف فعالیت‌ها، افزایش هزینه‌های تعمیرات یا حتی بروز مشکلات ایمنی جدی نمود پیدا کند. بنابراین، رتبه‌بندی دارایی‌ها از منظر بحرانی بودن، به شناسایی نقاط حساس سیستم و برنامه‌ریزی برای کاهش ریسک کمک می‌کند.

مزایای رتبه‌بندی بر اساس بحرانی بودن

با اجرای صحیح تحلیل بحرانی بودن دارایی‌ها، سازمان‌ها می‌توانند منابع خود را به بهینه‌ترین شکل ممکن تخصیص دهند. این رویکرد به بهبود بهره‌وری، کاهش خرابی‌های پیش‌بینی‌نشده، و افزایش ایمنی و دوام تجهیزات کمک می‌کند. همچنین، امکان برنامه‌ریزی بهتر برای نگهداری و تعمیرات پیشگیرانه فراهم می‌شود و اولویت‌ها بر اساس اهمیت و تأثیرات بالقوه تعیین می‌گردند.

معیارهای تحلیل بحرانی بودن دارایی‌ها

تحلیل بحرانی بودن دارایی‌ها فرآیندی است که بر پایه معیارهای کلیدی انجام می‌شود که سازمان‌ها بر روی آن‌ها توافق کرده‌اند. این معیارها با هدف شناسایی دارایی‌هایی که بیشترین تأثیر را بر عملیات و اهداف کلی سازمان دارند، تعیین می‌شوند. برخی از معیارهای مهم برای این تحلیل عبارتند از:

ریسک‌های ایمنی

اولین معیار مهم در تحلیل بحرانی بودن، ریسک‌های مرتبط با ایمنی است. خرابی برخی از دارایی‌ها می‌تواند باعث بروز خطرات جدی برای کارکنان و سایر افراد در محیط کار شود. بنابراین، ارزیابی تأثیر خرابی بر ایمنی یکی از اولویت‌های اصلی است که باید در این تحلیل در نظر گرفته شود.

 مسائل محیط‌زیستی

تأثیرات محیط‌زیستی ناشی از خرابی یک دارایی نیز باید به‌دقت بررسی شود. این تأثیرات می‌توانند شامل نشت مواد خطرناک، آلودگی آب و هوا یا هرگونه اثر منفی دیگر بر محیط‌زیست باشند. سازمان‌ها برای کاهش این خطرات، باید دارایی‌هایی که در صورت خرابی می‌توانند منجر به مشکلات محیط‌زیستی شوند را در اولویت قرار دهند.

کیفیت و تأثیر بر محصولات

خرابی برخی دارایی‌ها می‌تواند به کاهش کیفیت محصولات یا خدمات منجر شود. این موضوع می‌تواند به نوبه خود بر رضایت مشتریان، شهرت سازمان و سودآوری آن تأثیر بگذارد. بنابراین، میزان تأثیر خرابی دارایی بر کیفیت تولیدات نیز از جمله معیارهای مهم در تحلیل بحرانی بودن است.

 تأثیر بر عملیات و زنجیره تأمین

یکی از معیارهای دیگر، تأثیر خرابی دارایی بر عملکرد کلی عملیات و زنجیره تأمین است. دارایی‌هایی که نقش حیاتی در تأمین تقاضا یا پشتیبانی از تولید ایفا می‌کنند، باید در اولویت بررسی قرار گیرند. خرابی این دارایی‌ها می‌تواند موجب توقف عملیات و تأخیر در تحویل محصولات شود که به نوبه خود می‌تواند منجر به کاهش سودآوری و افزایش هزینه‌ها گردد.

تأثیر بر اهداف اصلی سازمان

برخی دارایی‌ها به طور مستقیم بر اهداف اصلی سازمان تأثیر می‌گذارند. این اهداف می‌توانند شامل افزایش بهره‌وری، بهبود بهره‌برداری از منابع، یا دستیابی به شاخص‌های کلیدی عملکرد باشند. تحلیل بحرانی بودن باید دارایی‌هایی را شناسایی کند که بیشترین تأثیر را بر این اهداف دارند.

نگهداشت و قابلیت اطمینان

یکی دیگر از معیارهای مهم در تحلیل بحرانی بودن دارایی، پیامدها و شدت خرابی است. این معیار مشخص می‌کند که خرابی دارایی تا چه حد می‌تواند بر نگهداشت و برنامه‌های تعمیرات سازمان اثر بگذارد. همچنین، قابلیت اطمینان و فراوانی خرابی نیز در این تحلیل اهمیت دارد تا برنامه‌ریزی‌های نگهداشت بهینه‌سازی شود.

هزینه‌ها و نیاز به جایگزینی

هزینه‌های تعویض دارایی و نیاز به جایگزینی آن از جمله معیارهایی است که باید در نظر گرفته شود. برخی دارایی‌ها در صورت خرابی نیاز به جایگزینی فوری دارند، که این امر می‌تواند منجر به هزینه‌های بالا و تأخیر در عملیات شود.

زمان لازم برای تأمین قطعات یدکی

مدت زمان مورد نیاز برای تأمین قطعات یدکی و تعمیر دارایی‌ها نیز یکی دیگر از معیارهای مهم در تحلیل بحرانی بودن است. دارایی‌هایی که برای تأمین قطعات یدکی آن‌ها زمان زیادی لازم است، ممکن است موجب توقف طولانی‌مدت در عملیات شوند و نیاز به مدیریت ویژه‌ای دارند.

مزایای تحلیل بحرانی بودن دارایی‌ها

بحرانی بودن دارایی‌ها به‌عنوان یکی از اجزای اساسی مدیریت دارایی، به سازمان‌ها کمک می‌کند تا دارایی‌هایی را که نیاز به پایش مداوم دارند و باید با توجه به پیامدهای خرابی در سطح مشخصی از نگهداری باشند، شناسایی و اولویت‌بندی کنند. این فرآیند می‌تواند تأثیرات قابل توجهی در بهینه‌سازی عملیات و کاهش هزینه‌ها داشته باشد. در ادامه به بررسی مزایای یک تحلیل دقیق از بحرانی بودن دارایی‌ها پرداخته می‌شود.

بهبود برنامه‌ریزی برای پروژه‌های سرمایه‌ای و استمرار نگهداری

تحلیل بحرانی بودن دارایی‌ها این امکان را فراهم می‌کند که سازمان‌ها بتوانند پروژه‌های سرمایه‌ای خود را با دقت بیشتری برنامه‌ریزی کنند. با شناسایی دارایی‌هایی که از نظر تأثیر بر عملیات کلی و اهداف سازمانی بحرانی هستند، می‌توان سرمایه‌گذاری‌ها را به گونه‌ای انجام داد که بیشترین بازدهی را داشته باشند. همچنین، نگهداری پیشگیرانه و پایش مداوم این دارایی‌ها تضمین می‌کند که آن‌ها در شرایط بهینه باقی بمانند و ریسک خرابی‌های غیرمنتظره کاهش یابد.

بهینه‌سازی عملیات نگهداری و تعمیرات

یکی از مزایای تحلیل بحرانی بودن دارایی‌ها، بهینه‌سازی برنامه‌های نگهداری و تعمیرات است. با اولویت‌بندی دارایی‌ها بر اساس سطح بحرانی بودن، منابع موجود به بهترین شکل برای نگهداری و تعمیرات اختصاص می‌یابند. این امر باعث می‌شود که فعالیت‌های نگهداری به صورت هوشمندانه‌تر و با تمرکز بر دارایی‌های مهم‌تر انجام شوند. در نتیجه، از کاهش زمان توقف دستگاه‌ها و افزایش بهره‌وری بهره‌مند می‌شویم.

اولویت‌بندی مناسب برای دستور کارهای نگهداشت

یکی دیگر از نتایج مثبت تحلیل بحرانی بودن دارایی‌ها، اولویت‌بندی مناسب برای دستورات کاری است. وقتی دارایی‌های بحرانی شناسایی می‌شوند، دستورات کاری مربوط به نگهداری و تعمیرات می‌توانند بر اساس سطح اهمیت و پیامدهای خرابی آن‌ها تنظیم شوند. این کار باعث می‌شود که تمرکز تیم‌های نگهداری بر روی وظایف حیاتی قرار گیرد و کارها با تأثیرات بزرگ‌تر به سرعت بیشتری انجام شوند.

کاهش هزینه‌ها

تحلیل دقیق بحرانی بودن دارایی‌ها به کاهش هزینه‌ها منجر می‌شود. با شناسایی و مدیریت دارایی‌های بحرانی، از وقوع خرابی‌های بزرگ و پرهزینه جلوگیری می‌شود و نیاز به تعمیرات اضطراری کاهش می‌یابد. همچنین، تخصیص منابع به صورت بهینه‌تر و استفاده از استراتژی‌های نگهداری پیشگیرانه می‌تواند هزینه‌های عملیاتی و تعمیرات را به‌طور چشمگیری کاهش دهد.

گام اول: تهیه فهرست کاملی از دارایی‌ها

برای انجام تحلیل بحرانی بودن دارایی‌ها، اولین گام حیاتی، داشتن یک فهرست کامل و به‌روز از تمامی دارایی‌های سازمان است. این فهرست باید شامل جزئیات دقیقی از دارایی‌ها باشد تا بتوان آن‌ها را به‌درستی تحلیل کرد. در ادامه به جزئیات این مرحله می‌پردازیم.

اهمیت فهرست دارایی‌ها

بدون فهرست کامل و دقیق از دارایی‌ها، تحلیل بحرانی بودن نمی‌تواند به‌طور مؤثر انجام شود. این فهرست به‌عنوان پایه‌ای برای شناسایی و رتبه‌بندی دارایی‌ها به کار می‌رود و تضمین می‌کند که هیچ دارایی مهمی از دید سازمان مخفی نماند.

منابع برای تهیه فهرست دارایی‌ها

فهرست دارایی‌ها معمولاً در یک سیستم مدیریت نگهداری رایانه‌ای (CMMS) یا یک فایل صفحه‌گسترده ذخیره می‌شود. این فهرست باید شامل تمامی دارایی‌های سازمان باشد، از تجهیزات بزرگ صنعتی گرفته تا سیستم‌های کوچک‌تر. اگر سازمان چنین فهرستی ندارد و فقط در زمان خرابی اقدام به تعمیر تجهیزات می‌کند، ضروری است که ابتدا یک فهرست جامع از دارایی‌ها تهیه شود.

تهیه یا اصلاح فهرست

اگر سازمان دارای فهرستی قدیمی یا نادرست از دارایی‌ها است، این فهرست باید به‌روز شود تا برای تحلیل بحرانی بودن مناسب باشد. فرآیند تهیه یا اصلاح فهرست می‌تواند شامل موارد زیر باشد:

• بازدید حضوری از دارایی‌ها: برای ثبت و تأیید اطلاعات هر دارایی باید بازدید حضوری انجام شود. این کار به شناسایی دقیق دارایی‌ها و جمع‌آوری داده‌های جدید کمک می‌کند.

• استفاده از منابع معتبر: نقشه‌های ساختمانی، مستندات فنی، و دیگر منابع معتبر می‌توانند برای تکمیل اطلاعات دارایی‌ها مورد استفاده قرار گیرند.

 فرصتی برای بهبود اطلاعات دارایی‌ها

تهیه یا اصلاح فهرست دارایی‌ها فرصتی را فراهم می‌کند تا اطلاعات موجود به‌روز شده و داده‌های مورد نیاز برای تحلیل بحرانی بودن تکمیل شوند. به‌عنوان مثال، اطلاعاتی مانند ظرفیت، موقعیت مکانی، سوابق نگهداری، و وضعیت فعلی دارایی‌ها می‌توانند به‌صورت دقیق ثبت شوند.

گام دوم: تشکیل تیم برای تحلیل بحرانی بودن دارایی‌ها

برای انجام تحلیل بحرانی بودن دارایی‌ها، لازم است تیمی متشکل از افراد با تخصص‌های متنوع تشکیل شود. انتخاب دقیق اعضای تیم و برگزاری جلسات منظم برای بررسی و تأیید امتیازدهی‌ها از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است. بسته به نیاز سازمان، می‌توان از کارکنان داخلی، پیمانکاران یا ترکیبی از هر دو استفاده کرد تا دیدگاه‌های متفاوت و جامعی در فرآیند تحلیل دخیل شوند. در ادامه، نقش‌های مختلفی که می‌توانند در این تیم حضور داشته باشند توضیح داده می‌شود.

رهبر تحلیل بحرانی

فردی که مدیریت و هدایت پروژه تحلیل بحرانی بودن دارایی‌ها را بر عهده دارد و مسئولیت پیشبرد پروژه تا تکمیل آن را بر عهده دارد. وظایف اصلی رهبر تحلیل عبارتند از:

• هماهنگی و برگزاری جلسات منظم تیم

• به‌روزرسانی ابزارهای مورد استفاده در پروژه (مانند صفحه‌گسترده یا سیستم CMMS)

• جمع‌آوری اطلاعات مورد نیاز برای تحلیل

• ارائه امتیاز اولیه برای هر دارایی

 کارشناس متخصص ( در یک حوزه خاص)

کارشناس موضوعی کسی است که دانش و درک عمیقی از عملکرد دارایی‌ها و ارتباط آن‌ها با سایر تجهیزات دارد. این نقش معمولاً توسط یکی از افراد زیر ایفا می‌شود:

• تکنسین نگهداری و تعمیرات که مسئول تعمیر دارایی‌ها در زمان خرابی است

• سرپرست نگهداری و تعمیرات

• اپراتور

• فردی با تجربه بالا در زمینه کار با دارایی‌ها

مسئول ایمنی

فردی که مسئولیت بخش ایمنی سازمان را بر عهده دارد و در تحلیل بحرانی بودن دارایی‌ها نقش مهمی ایفا می‌کند. وظایف این فرد عبارتند از:

• تمرکز بر دارایی‌هایی که خرابی آن‌ها می‌تواند خطرات جانی یا آسیب‌های جدی برای کارکنان و محیط ایجاد کند

• اطمینان از در نظر گرفتن مسائل ایمنی در تحلیل

• اولویت‌بندی اقدامات برای دارایی‌های پرخطر

گام سوم :تعیین معیارهای امتیازدهی برای تحلیل بحرانی بودن دارایی‌ها

تعیین معیارهای امتیازدهی یکی از مراحل کلیدی در فرآیند تحلیل بحرانی بودن دارایی‌ها به شمار می‌آید. این مرحله اهمیت ویژه‌ای دارد زیرا به تیم تحلیل کمک می‌کند تا بتواند دارایی‌ها را با دقت و دقت بالا رتبه‌بندی کرده و تصمیماتی مؤثر برای بهینه‌سازی مدیریت دارایی‌ها اتخاذ کند. معیارهای امتیازدهی باید به گونه‌ای طراحی شوند که تمام نیازها و الزامات سازمان را پوشش داده و به‌طور کامل برای ذینفعان سازمان قابل درک و اجرا باشند.

گام اول در این مرحله، تعیین روش امتیازدهی است. گروه تحلیل باید یک روش امتیازدهی مشخص و استاندارد را تعریف کند که در عین حال انعطاف‌پذیر بوده و قابلیت تطبیق با شرایط خاص سازمان را داشته باشد. این روش باید به گونه‌ای باشد که تمامی دارایی‌ها را بر اساس تأثیری که خرابی آن‌ها می‌تواند بر عملیات و اهداف سازمان داشته باشد، به‌طور دقیق رتبه‌بندی کند.

نمونه‌هایی از معیارهای متداول امتیازدهی وجود دارند که می‌توان از آن‌ها به‌عنوان الگو استفاده کرد و با تغییرات لازم برای سازمان مورد نظر انطباق داد. یکی از این نمونه‌ها، رویکرد تحلیل بحرانی ناسا (NPR8831.2F) است که معیارهای مشخصی را برای ارزیابی بحرانی بودن دارایی‌ها ارائه می‌دهد. این روش به دلیل داشتن ساختار دقیق و معیارهای شفاف، می‌تواند به‌عنوان یک مرجع معتبر برای طراحی فرآیند امتیازدهی در سازمان‌ها مورد استفاده قرار گیرد. از دیگر استانداردهای قابل استفاده، ISO 14224 است که به صنایع نفت، پتروشیمی و گاز طبیعی اختصاص دارد. این استاندارد پیامدهای خرابی دارایی ها را تعریف کرده و سطوح مختلفی از تاثیرات خرابی را در نظر میگیرد.

یک سیستم متداول و ساده برای ارزیابی بحرانی بودن دارایی‌ها، استفاده از سطوح بندی بالا، متوسط و پایین است. این سیستم به سازمان‌ها اجازه می‌دهد تا دارایی‌های خود را بر اساس میزان تأثیر خرابی طبقه‌بندی کنند. دارایی‌هایی که در سطح "بالا" قرار می‌گیرند، به‌طور معمول تأثیرات شدید و غیرقابل جبرانی بر عملکرد سازمان یا ایمنی کارکنان دارند. این دارایی‌ها معمولاً در عملیات حیاتی نقش دارند و خرابی آن‌ها ممکن است منجر به توقف عملیات یا خطرات جانی شود. از طرف دیگر، دارایی‌هایی که در سطح "پایین" قرار دارند، خرابی آن‌ها تأثیر کمی بر عملکرد سازمان دارد و به راحتی قابل جبران است.

برای تعیین دقیق‌تر این سطوح، استانداردهای موجود می‌توانند به‌عنوان راهنما مورد استفاده قرار گیرند. به‌عنوان مثال، در ISO 14224 پیامدهای خرابی به نواحی مختلفی تقسیم شده‌اند که می‌توانند به‌عنوان مبنایی برای امتیازدهی دارایی‌ها به کار روند. در این استاندارد، سطح "بالا" به نواحی I، II و V اختصاص داده شده است که خرابی در آن‌ها می‌تواند منجر به خطرات جدی برای ایمنی یا توقف عملیات شود. سطح "پایین" به نواحی XII، XV و XVI تعلق دارد که خرابی آن‌ها تأثیر کم‌تری بر سیستم دارد، در حالی که سطح "متوسط" شامل نواحی با تأثیرات کمتر از سطح بالا ولی همچنان مهم است

مهم‌ترین نکته در تعیین معیارهای امتیازدهی، تطبیق آن‌ها با نیازهای سازمان و ویژگی‌های خاص تأسیسات است. تیم تحلیل باید معیارهایی را که بهترین بازتاب‌دهنده شرایط و الزامات سازمان هستند، تعریف و به‌روزرسانی کند. این کار می‌تواند شامل تعریف دسته‌بندی‌های جدید، افزودن عوامل مؤثر و تطبیق استانداردهای موجود با فرآیندهای داخلی سازمان باشد تا اطمینان حاصل شود که فرآیند امتیازدهی جامع و دقیق انجام می‌شود

شکل ۱: یکی از نمونه‌های معیار بحرانی بودن، روش NPR8831.2F ناسا است.

شکل ۲: نمونه‌ای از معیار بحرانی بودن با سطوح بالا، متوسط و پایین از استاندارد ISO14224

گام چهارم: گروه‌بندی و امتیازدهی دارایی‌ها

فرآیند امتیازدهی دارایی‌ها می‌تواند بسیار زمان‌بر باشد، به‌ویژه اگر تعداد دارایی‌ها زیاد باشد. برای بهینه‌سازی این فرآیند و تسریع آن، گروه‌بندی دارایی‌های مشابه می‌تواند به‌عنوان یک راهکار مؤثر استفاده شود. این روش به تیم تحلیل کمک می‌کند تا به‌جای امتیازدهی به هر دارایی به‌طور مستقل، یک امتیاز کلی به گروه‌های مشخصی از دارایی‌ها تخصیص دهد.

گروه‌بندی دارایی‌ها باید به‌گونه‌ای انجام شود که دارایی‌های درون یک گروه خدمات یکسانی ارائه داده و در صورت خرابی پیامدهای مشابهی داشته باشند. به‌عنوان مثال، تمامی پنل‌های هشدار آتش در یک ساختمان را می‌توان تحت یک گروه قرار داد و امتیاز مشابهی به آن‌ها تخصیص داد. این امر به تسهیل و تسریع فرآیند امتیازدهی کمک می‌کند و می‌تواند کارایی تیم تحلیل را افزایش دهد.

برای آغاز فرآیند امتیازدهی، توصیه می‌شود تیم با دارایی‌هایی شروع کند که به‌طور واضح در دسته‌های بحرانی یا غیربحرانی قرار می‌گیرند. این روش به تیم تحلیل اجازه می‌دهد با معیارها و روند امتیازدهی آشنا شود و از پیچیدگی فرآیند در ابتدای کار کاسته شود. معمولاً سیستم‌هایی که با ایمنی جانی مرتبط هستند، مانند سیستم‌های اعلام و اطفاء حریق و تجهیزات پشتیبان از عملیات اصلی سازمان، به‌عنوان دارایی‌های بحرانی شناخته می‌شوند. در مقابل، تجهیزاتی مانند فن‌های تهویه در حمام‌ها، وسایل آشپزخانه و آب‌خوری‌ها اغلب به‌عنوان دارایی‌های غیربحرانی در نظر گرفته می‌شوند. این دسته‌بندی اولیه به تیم کمک می‌کند تا حدود نیمی از دارایی‌ها را به‌سرعت گروه‌بندی و ارزیابی کرده و پیشرفت سریعی در فرآیند امتیازدهی حاصل شود.

شکل ۴: نمونه‌ای از صفحه‌گسترده برای گروه‌بندی و امتیازدهی

گام پنجم: برگزاری جلسات منظم برای تحلیل بحرانی بودن دارایی‌ها

یکی از مراحل اساسی در فرآیند تحلیل بحرانی بودن دارایی‌ها، برگزاری جلسات منظم برای بررسی و تأیید امتیازدهی‌ها است. این جلسات به رهبر تیم تحلیل کمک می‌کنند تا به‌طور مداوم پیشرفت کار را ارزیابی کند و از صحت و دقت فرآیند اطمینان حاصل کند. این گام تضمین می‌کند که تمامی ذینفعان در تصمیم‌گیری‌ها مشارکت داشته باشند و نتایج نهایی تحلیل بحرانی بودن دارایی‌ها دقیق و جامع باشد.

رهبر تحلیل بحرانی باید به‌صورت منظم لیست دارایی‌ها را بررسی کند و با استفاده از روش توافق‌شده برای هر دارایی یک شماره بحرانی موقت تعیین کند. اگر از صفحه‌گسترده برای پیگیری این فرآیند استفاده می‌شود، شماره بحرانی موقت باید با رنگ زرد مشخص شود تا نشان دهد که این وضعیت هنوز نهایی نشده است. این اقدام شفافیت بیشتری به فرآیند می‌بخشد و تمامی اعضای تیم را در جریان وضعیت کنونی دارایی‌ها قرار می‌دهد.

به طورکلی برگزاری جلسات منظم برای بررسی و تأیید امتیازدهی دارایی‌ها، یکی از گام‌های مهم در تحلیل بحرانی بودن دارایی‌ها است. این جلسات به اطمینان از دقت و جامعیت امتیازدهی کمک می‌کنند و باعث می‌شوند تیم با هماهنگی بیشتری به تحلیل دارایی‌ها بپردازد. با حضور کارشناسان موضوعی مناسب در جلسات و تکرار این فرآیند، تمامی دارایی‌ها امتیاز نهایی خود را دریافت کرده و فرآیند تحلیل با کیفیت بالا به پایان خواهد رسید.

گام ششم: به‌روزرسانی فهرست دارایی‌ها

پس از تعیین امتیاز نهایی برای هر دارایی، گام مهم بعدی ثبت این امتیازها در فهرست دارایی‌ها یا پایگاه داده‌های مرتبط مانند سیستم مدیریت نگهداری رایانه‌ای (CMMS) است. این اقدام تضمین می‌کند که اطلاعات بحرانی بودن دارایی‌ها به‌طور کامل و دقیق ثبت شده و در دسترس تمامی اعضای مرتبط در سازمان قرار دارد.

در صورتی که سازمان از نرم‌افزار مدیریت دارایی‌های سازمانی (EAM) استفاده کند، اغلب این نرم‌افزارها دارای فیلدی با عنوان "اولویت" هستند که می‌توان از آن برای وارد کردن امتیاز بحرانی بودن دارایی‌ها استفاده کرد. اگر چنین فیلدی وجود نداشته باشد، تغییر نام فیلد "اولویت" به "بحرانی بودن" یا اضافه کردن یک فیلد جدید مخصوص این امتیاز می‌تواند راه‌حلی مناسب باشد. این تغییرات در سیستم باید با دقت و توجه به ساختار پایگاه داده انجام شود تا داده‌ها به‌درستی ذخیره و مدیریت شوند.

برای اطمینان از ثبت و به‌روزرسانی صحیح اطلاعات، بهره‌گیری از تخصص برنامه‌ریز، زمان‌بند یا مسئول کنترل تولید تیم بسیار توصیه می‌شود. این افراد با سیستم‌های مدیریت دارایی آشنایی کافی دارند و می‌توانند فرآیند به‌روزرسانی اطلاعات را به‌طور مؤثر و بدون خطا انجام دهند.

پس از ثبت دقیق اطلاعات بحرانی بودن دارایی‌ها در سیستم، نوبت به آموزش کارکنانی می‌رسد که در فرآیند امتیازدهی اولیه مشارکت نداشته‌اند. این آموزش به کارکنان کمک می‌کند تا با مزایای داشتن امتیاز بحرانی دقیق برای دارایی‌ها و اهمیت آن در برنامه‌ریزی و مدیریت عملیات آشنا شوند. همچنین، کارکنان می‌توانند با معیارهای امتیازدهی، نحوه ثبت صحیح تغییرات و ارتباط این امتیازها با وظایف و مسئولیت‌های خود آشنا شوند.

شکل ۵: یک نمونه از دو فیلد سفارشی در یک سیستم مدیریت دارایی‌های سازمانی (EAM)

این شکل نمونه‌ای از چگونگی اضافه کردن دو فیلد سفارشی به سیستم EAM را نشان می‌دهد. این فیلدها می‌توانند برای ثبت امتیاز بحرانی و سایر اطلاعات مرتبط به هر دارایی استفاده شوند.

گام هفتم: بهبود مستمر

تحلیل بحرانی بودن دارایی‌ها تنها یک فرآیند یک‌باره نیست، بلکه یک فرآیند پویا و مستمر است که باید به‌صورت دوره‌ای بازنگری و به‌روزرسانی شود. بحرانی بودن هر دارایی تنها تصویری لحظه‌ای از میزان اهمیت آن برای سازمان در زمان محاسبه است و با گذر زمان و تغییر شرایط، این تصویر ممکن است تغییر کند و دیگر دقت اولیه را نداشته باشد. 

تغییرات در مأموریت و اهداف سازمان، پیشرفت‌های فناوری، تغییر در نیازمندی‌ها و حتی تغییر در وضعیت فیزیکی و عملیاتی دارایی‌ها، همگی می‌توانند باعث تغییر اهمیت و اولویت‌بندی دارایی‌ها شوند.

برای بهبود مستمر فرآیند امتیازدهی بحرانی، باید زمان و نحوه به‌روزرسانی امتیاز دارایی‌ها به دقت مشخص شود و بر اساس نیازهای خاص هر سازمان برنامه‌ریزی گردد. در این راستا، چندین سؤال کلیدی وجود دارد که می‌تواند به سازمان‌ها کمک کند تا فرآیند امتیازدهی را بهبود بخشیده و دقت و کارایی آن را حفظ کنند:

1. چقدر از امتیاز بحرانی فعلی به‌طور مؤثر استفاده می‌شود؟

این سؤال به سازمان‌ها کمک می‌کند تا اثربخشی سیستم امتیازدهی بحرانی را ارزیابی کنند و متوجه شوند که آیا این امتیازها در تصمیم‌گیری‌های مرتبط با نگهداری و تعمیرات و مدیریت دارایی‌های فیزیکی به‌طور مؤثر استفاده می‌شوند یا خیر.

2. از زمان تحلیل اولیه، چه تغییراتی در سازمان رخ داده است؟

تغییرات ساختاری، پیشرفت‌های فناورانه و تغییرات در مأموریت سازمان می‌توانند بر بحرانی بودن دارایی‌ها تأثیر بگذارند. شناسایی این تغییرات کمک می‌کند تا فرآیند امتیازدهی با شرایط فعلی سازمان هماهنگ شود.

3. آیا امتیاز بحرانی موجود به‌طور منظم به‌روزرسانی می‌شود؟

یکی از معیارهای اساسی برای حفظ دقت و صحت سیستم امتیازدهی، به‌روزرسانی منظم امتیاز بحرانی دارایی‌ها است. بررسی این‌که آیا این به‌روزرسانی‌ها به‌طور دوره‌ای انجام می‌شود یا خیر، می‌تواند نشان‌دهنده کیفیت و کارایی فرآیند باشد.

4. آیا به دارایی‌های جدید در زمان نصب، امتیاز بحرانی اختصاص داده می‌شود؟

برای حفظ یکپارچگی سیستم امتیازدهی، ضروری است که هر دارایی جدیدی که به سازمان اضافه می‌شود، بلافاصله امتیاز بحرانی مناسبی دریافت کند. این کار تضمین می‌کند که هیچ دارایی مهمی بدون امتیاز مناسب باقی نماند.

5. کدام دارایی‌ها هنوز امتیاز بحرانی ندارند؟

شناسایی و پیگیری دارایی‌هایی که هنوز امتیاز بحرانی دریافت نکرده‌اند، یکی دیگر از مواردی است که به بهبود فرآیند کمک می‌کند. این اقدام باعث می‌شود تا هیچ دارایی مهمی نادیده گرفته نشود و تمامی دارایی‌های سازمان به‌درستی ارزیابی و مدیریت شوند.

پاسخ به این سؤالات به سازمان‌ها کمک می‌کند تا فرآیند امتیازدهی بحرانی خود را بهبود بخشیده و از کارایی و دقت این سیستم اطمینان حاصل کنند. به‌روزرسانی منظم و بهبود مستمر فرآیند امتیازدهی بحرانی باعث می‌شود تا سازمان‌ها بتوانند به بهترین شکل ممکن از دارایی‌های خود بهره‌برداری کنند و تصمیمات بهتری در زمینه مدیریت و نگهداری دارایی‌های فیزیکی اتخاذ نمایند.

Powered by Froala Editor